Порядок истребования документов с территории Российской Федерации из Украины определен в Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22.01.1993 г. (т.н. Минская конвенция 1993 г.), странами-участницами которой являются в том числе Российская Федерация и Украина. В соответствии со статьей 5 упомянутого документа компетентные учреждения юстиции договаривающихся сторон сносятся друг с другом через свои центральные органы.

Согласно статье 14 Минской конвенции «Договаривающиеся Стороны обязуются пересылать друг другу по просьбе без перевода и бесплатно свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, документы об образовании, трудовом стаже и другие документы, касающиеся личных или имущественных прав и интересов граждан запрашиваемой Договаривающейся Стороны и иных лиц, проживающих на ее территории».

Дипломатические представительства и консульские учреждения, аккредитованные на территории стран-участниц Конвенции, в процессе истребования не участвуют.

В этой связи рекомендуем Вам обратиться в уполномоченные по исполнению данной Конвенции украинские органы для передачи Вашего запроса в российские ведомства.

Истребованию подлежат следующие документы: повторное свидетельство о рождении, смерти, заключении и расторжении брака, архивная справка о работе, заработной плате, прохождении воинской службы в рядах Советской (Российской) Армии, нахождении на территории России во время Второй Мировой войны, о наличии  (отсутствии) судимости в период проживания на территории России, о реабилитации, вывозе в Германию на принудительные работы и др.

Обращаем внимание на документы, не подлежащие истребованию:

● подлинники трудовых и пенсионных книжек;

● военные билеты;

● водительские права;

● свидетельства о заключении брака, если он расторгнут;

● свидетельства о рождении на умерших;

● удостоверения личности;

● справки о семейном положении;

● характеристики;

● личные дела;

● заявления граждан, подававшиеся в органы внутренних дел при оформлении их выезда для проживания за границей.

Свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями.

Свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей.

Повторные свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния выдаются:

● лицам, гражданское состояние которых они удостоверяют;

● родственникам умершего;

● родителям (лицам, их заменяющим) или органам опеки и попечительства на детей до 18 лет;

● иным лицам в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение таких свидетельств.

Повторные свидетельства не выдаются:

● о рождении родителям ребенка (одному из них), если они лишены или ограничены в родительских правах;

● о заключении брака лицам, расторгнувшим брак, и лицам, брак которых признан недействительным.

 

Указанным лицам выдается документ, подтверждающий факт регистрации рождения ребенка или заключения брака.

Практика свидетельствует, что осуществление запросов об истребовании документов об образовании (аттестатов, дипломов и выписок из них) осуществляется значительно эффективнее при личном обращении заинтересованных лиц непосредственно в учебные заведения. Необходимым условием является возмещение всех расходов, связанных с поиском личного дела в архивах, изготовлением дубликата документа, его заверением и пересылкой заявителю.

Подлинники трудовых и пенсионных книжек, военные билеты пересылке или вывозу за границу не подлежат. При выезде за пределы Российской Федерации для проживания указанные документы сдаются в соответствующие организации и учреждения по месту жительства в России. На основании сведений, содержащихся в данных документах, в установленном порядке оформляются справки о стаже трудовой деятельности и прохождении военной службы.